供应商指南

1、供应商选择流程

我们制定了完善的供应商选择/公平价值判断流程以确保欧派选择最符合欧派利益的供应商,采购获得最公平的价值,同时保证我们向所有供应商给予平等赢得欧派生意的机会。该流程的基本原则是公平,公开和诚信,并由以下机制保证:

与我们合作后,您无需担心付款不及时、不到位等问题。作为中国木门行业领军企业,我们本着诚信经营的宗旨,承诺严格执行合同条款中的付款时限,对于正常情况下未能及时打款给您带来的不便,我们将向您偿付相应的违约金作为自我处罚,并对欧派相关责任人员予以惩处。

o 采购集中控制--欧派采购部是公司内部唯一授权向供应商作出资金承诺,获得物品和服务的组织。除此以外的任何承诺都视为绕过行为,视为对公司政策的违背。

o 供应商选择团队--供应商选择将由欧派采购、质检、研发、生产等部门组建专家团来进行,专家团的使命是制定RFQ/RFP,确定能够按照欧派要求提供所需产品或服务的现有合格供应商名单。这个团队管理供应商选择流程,参与评估供应商的回复以及选择供应商。

o 供应商反馈办公室--如果供应商在与欧派的交往中有任何不满意的地方,可直接向欧派反馈和投诉。详情请参见《廉政承诺书》。

   2、供应商绩效评估

欧派采购部制定了供应商评估流程,定期向供应商提供反馈。该流程包括相关部门正式的绩效评估。供应商的绩效将从技术、质量、响应、交货、成本和合同条款履行这几个关键方面进行评估。评估流程的目的在于给双方提供开放沟通的渠道,以提升彼此的关系。同时,我们鼓励供应商向我们反馈,站在客户的角度他们如何评价欧派。这些评估信息将用于改善彼此的业务关系,和改善欧派内部的业务运作。

供应商考核主要KPI指标

欧派采购部依据供应商每月的综合表现计算“供应商考核得分”,进行供应商分级评定,以实施分级管理,执行分级政策。供应商的考核结果由欧派采购部以《供应商考核表》统一格式加盖公章后传真给供应商知悉以便改进工作结果。

1、 供应商考核得分=(交货及时率×100)×20%+(批次合格率×100)×20%+(成本控制率×100)×20%+(降本控制率×100)×30%+配合度×10%(采用四舍五入取值,不保留小数)

(1)、交货及时率=及时交货订单个数/订单总个数×100%

(2)、来料批次合格率=来料合格项次量/来料项次总量×100%

(3)、供应成本控制率=本期实现降本的物料项次/供应商供应物料总项次×100%

(4)、单项物料供应降本控制率=(本期物料单价-上年度最末一次物料单价)/(上年度最末一次物料单价×10%)×100%。多项物料供应降本控制率=本期各单项供应成本控制率/本期采购物料项数

(5)、配合度=采购供应专员百分制评分×40%+供应经理百分制评分×30% +采购部长百分制评分×30%

2、分级评定

按“供应商考核得分”的多少将供应商分级为优秀、良好、及格、不及格四类。四类分级评定标准为:60分以下:不及格,60~74分:及格,75~89分:良好,90~100分:优秀。

   3、对优秀、良好之供应商的奖励方式:

(1)、可优先取得交易机会,获得相应大份额的订单量;

(2)、可优先参与新品开发,获得新产品订单;

(3)、可获得品质免检或宽松检验;

(4)、年终可获公司“优秀供应商”奖励

(1)、降低订单量份额,削减订单量;

(2)、修改合同,降低付款方式和延长付款周期;

(3)、限期减单整改,或限期停单整改;

(4)、减少合作范围,直至停止交易。

5、单量分配

(1)、依据“供应商考核得分”进行同品种物料供应商订单份额分配,分配办法为:按“一主二辅三备用”的供应资源安全原则,同一品种物料的“一主二辅”的三家供应商的“供应商考核得分”之和,确定各供应商所占的比例,按此得分比例确定订单份额。

(2)、订单份额计算公式:A供应商订单数量= A供应商考核得分/(A供应商考核得分+B供应商考核得分+C供应商考核得分)×当期订单总量。如不足三家,则按实际供应商数量进行计算

(3)、核心战略供应商可以优先获得50%以上的订单份额

   3、供应商认证

欧派致力于向所有潜在供应商提供合理、平等的机会,让大家都能够展示自己的能力。潜在供应商各种方式的垂询都将转给采购部门进行回复。

如果欧派和供应商都有意开拓业务关系,欧派采购部会要求潜在供应商完成调查问卷。在接到调查问卷并进行评估后,欧派将知会供应商评估结果。如果欧派有兴趣和供应商进行合作我们将启动后续的认证步骤。后续认证可能需要和供应商面谈,讨论供应商对调查问卷的回复。根据面谈的结果,决定是否需要现场考察。然后可能需要进行样品测试和小批量测试,确保供应商的产品满足规格要求,产能满足需求。 认证的结果将知会供应商。在发生采购需求时,通过认证的供应商将作为侯选供应商进入供应商选择流程。

下面是供应商认证流程的简要图示:

   4、欧派与供应商之间的沟通

单一接口:

每个物料专家团内部都有供应商接口人,负责与供应商的接口和沟通,处理供应商与欧派来往过程中可能碰到的任何问题和疑问。相应地,也要求供应商通过这一对一的接口与欧派接触。通过这一渠道,专家团会将所有可能影响到供应商业务的采购策略和计划,传达给供应商。

   5、供应商反馈受理

欧派设立供应商反馈渠道是为了受理所有与采购相关的问题,包括供应商针对欧派员工或某部门的不公平行为和不道德行为的投诉等。

供应商可以将信息发至邮箱tousu@,此邮箱是专门为此而设立的投诉邮箱,确保所反馈信息的保密和快速响应。供应商可以坦诚地让欧派知悉自己的顾虑,同时也帮助欧派遵守其诚信的承诺,目的在于促进与供应商更为开放、有效的关系。

   6、诚信和道德标准

欧派的政策是与供应商和其他任何有业务关系的客户进行公平往来,遵守商业道德。任何时候如果供应商感觉到该政策的执行打了折扣或背道而驰,请将您的担忧向欧派监察审计部反映。我们将本着尊重事实、谨慎周密的原则进行调查处理,并替反馈人保守秘密。

   7、保 密

欧派采购部会保护欧派自身的机密信息或与供应商/客户签署的保密协议所涉及的保密信息。欧派与每个供应商和潜在供应商的关系,在欧派看来都是仅限于双方之间的事务。欧派会负责地对待从供应商处获取的信息。欧派的员工必须避免因为疏忽大意获取或透露另一方的保密信息。

   8、礼品 / 馈赠 / 款待

礼品并不能影响某供应商和欧派公司的业务关系,实质上对我们和供应商的关系没有任何帮助,并且反倒会影响欧派与供应商的正常合作。因此我们希望供应商了解我们的礼品政策:欧派采购人员和他们的家属都不能从供应商处索取或接受金钱、礼券、借款、食物、饮品或其他任何物品。根据我们的原则,欧派采购人员一旦接受礼品,该员工将会受到公司严厉处罚;而对应供应商的资信也会受到降低。如果供应商馈赠的礼品是礼节性礼品,该采购人员应该马上和直接主管联系。欧派管理人员会对此作出适当的安排,返还或处置礼品,并提请供应商注意欧派的礼品政策。